Kratak sažetak
Nacrt općenito zahtijeva automatizirane alate ili kombinaciju automatizacije i ručnih provjera za obje faze pregleda. Čisto ručne provjere ostaju dozvoljene samo tamo gdje veličina, poslovni model, složenost ili priroda poslovanja to opravdavaju. Istovremeno, nacrt utvrđuje jasne okidače za to kada je potrebno ponovno pregledavanje. Za manje obavezne subjekte u nefinansijskom sektoru, ovo je najznačajniji faktor troškova unutar cjelokupnog regulatornog okvira.
Dio 1: Identifikacija politički izloženih osoba
Ko treba biti procijenjen
Nacrt ne ograničava reviziju samo na kupca. Obuhvata:
- sam kupac,
- stvarni vlasnik klijenta,
- gdje je primjenjivo, osoba u čije ime ili u čiju korist se obavlja transakcija ili aktivnost.
U svakom slučaju mora se utvrditi da li je dotična osoba politički izložena osoba, član porodice kako je definisano AMLR-om, ili osoba za koju se zna da je usko povezana s takvom osobom.
Kada je potrebna inspekcija
Nacrt razlikuje dvije situacije.
Prije uspostavljanja poslovnog odnosa ili obavljanja povremene transakcije. Iznimke od ovoga su slučajevi navedeni u članu 44 AMLR-a.
U toku za postojeće korisnike. Ovdje nacrt definira tri okidača:
- frekvencija određena na osnovu rizika,
- odmah u slučaju novih informacija ili promjena u informacijama prikupljenim u sklopu procesa dubinske analize koje mogu utjecati na klasifikaciju PEP lica,
- bez odlaganja u slučaju bilo kakvih izmjena ili dopuna spiska važnih javnih dužnosti objavljenog u skladu sa članom 43. stav 5. AMLR-a.
Treći okidač je najtehnnički zahtjevniji. Zahtijeva praćenje objavljenih lista funkcija i tok procesa koji pokreće trenutnu ponovnu verifikaciju inventara kad god dođe do promjena. Čisto rutinski pregled nije dovoljan.
Kako bi se provjere trebale provoditi
Nacrt zahtijeva automatizirane alate i mjere za provjeru, ili kombinaciju automatiziranih alata i ručnih provjera. Izuzetak za isključivo ručne provjere ovisi o veličini, poslovnom modelu, složenosti i prirodi poslovanja obveznog subjekta.
Ovaj tekst predstavlja klauzulu o proporcionalnosti, a ne opće izuzeće. Svako ko se na njega oslanja treba dokumentovati svoje razloge. Samostalni advokat sa samo nekoliko klijenata godišnje nalazi se u drugačijoj poziciji od advokatske kancelarije srednje veličine koja kontinuirano obavlja poslove u vezi s povjereničkim fondovima za nekretnine.
Dio 2: Provjera ciljanih finansijskih sankcija
Revizorski tim
Nacrt zahtijeva da se procijeni da li su klijenti, stvarni vlasnici i pravna lica ili pojedinci koji kontrolišu klijenta ili koji ispunjavaju kriterije vlasništva utvrđene u članu 20. stav 1. tačka d) Zakona o sprječavanju pranja novca i finansiranja terorizma (AMLR) podložni ciljanim finansijskim sankcijama.
Ako postoji sumnja na zaobilaženje ili izbjegavanje, također se mora provjeriti je li osoba koja djeluje u ime klijenta podložna sankcijama. Zastupnik stoga rutinski nije uključen u proces provjere, ali se uključuje kada postoji sumnja na zaobilaženje.
Koja polja podataka treba uskladiti?
Nacrt eksplicitno navodi polja za pregled:
- za fizička lica, sva imena i prezimena, u izvorniku i/ili u transliteraciji,
- u slučaju pravnih lica, registrovano ime, u originalu i/ili u transliteraciji,
- u slučaju fizičkih i pravnih lica, tijela ili organizacija, bilo koja dodatna imena, aliasa ili trgovačka imena, ukoliko se razlikuju od registrovanog imena, kao i Adresi digitalnog novčanika, u onoj mjeri u kojoj su uključeni na liste sankcija.
Uključivanje adresa novčanika u katalog polja za provjeru je najznačajnija promjena. Time se praksa koja je ranije bila uspostavljena prvenstveno u kripto sektoru uvodi u opći standard provjere. Obavezna lica koja primaju ili obrađuju kripto-imovinu zahtijevaju izvore podataka i procese koji nadilaze tradicionalno provjeravanje imena.
Suočavanje s udarcima
U slučaju podudarnosti, podaci o provjeri moraju se unakrsno provjeriti sa svim dostupnim informacijama o dubinskoj analizi kako bi se utvrdilo da li je ta osoba zaista predmet sankcije. U slučaju sumnje, potrebno je konzultirati sve ostale dostupne izvore, uključujući javne izvore kao što su registri subjekata u vlasništvu ili pod kontrolom, te centralni registri.
Ovo predstavlja odbijanje čisto na listama zasnovanog pristupa obradi pogodaka. Rješavanje potencijalnog pogotka je analitički zadatak, a ne niz klikova.
Događaji za probir
Nacrt propisuje tri minimalna kriterija za skrining:
- tokom procesa uključivanja ili prije uspostavljanja poslovnog odnosa ili izvršenja povremene transakcije,
- u slučaju izmjena postojećih listinga ili novog listinga u skladu sa članom 26(4) AMLR-a,
- u slučaju značajnih promjena podataka o dužnoj pažnji koji se odnose na postojećeg klijenta, stvarnog vlasnika ili kontrolnu osobu – na primjer, promjena imena, mjesta prebivališta, državljanstva ili poslovne djelatnosti – pod uslovom da takve promjene mogu uticati na uvrštenje.
Provjera i verifikacija moraju se provesti bez neopravdanog odlaganja i na osnovu ažurnih lista sankcija.
Važna razlika
Uvodne napomene jasno pokazuju da trgovinske i ekonomske sankcije, kao što su embarga na oružje, ograničenja trgovine ili zabrane putovanja, ne spadaju u opseg AMLR-a i stoga ni u opseg nacrta. RTS se odnosi isključivo na ciljane finansijske sankcije u smislu člana 2. stavka 49. AMLR-a.
Ova razlika ne olakšava teret; ona samo premješta pravnu osnovu. U Austriji obaveze za provedbu sankcija prema međunarodnom pravu i pravu EU proizlaze iz okvira sankcija i iz direktno primjenjivih uredbi EU. Stoga obavezne strane zahtijevaju okvir provjere koji obuhvata oba nivoa i jasno razlikuje odgovarajuće pravne osnove.
Kvalitet podataka određuje kvalitet skrininga.
Drugdje nacrt propisuje da se sva imena i prezimena moraju zabilježiti onako kako su navedena u identifikacijskim dokumentima, te da podaci o adresi moraju slijediti definiranu strukturu. Ovi zahtjevi mogu djelovati pretjerano formalistički, ali imaju izravan utjecaj na proces provjere.
Nedovršeno zabilježeno srednje ime, nedostajuća transliteracija ciriličnog imena ili nezabilježeno trgovačko ime mogu dovesti do lažno negativnih rezultata. Suprotno tome, nestrukturirani podaci stvaraju lažno pozitivne rezultate i zauzimaju kapacitet obrade.
Čišćenje podataka unutar skupa podataka stoga nije sporedni projekt, već preduvjet za učinkovito pregledavanje.
Aspekti građanske i krivične odgovornosti
Kršenja propisa o sankcijama kažnjiva su zakonom u Austriji. Osim toga, postoje regulatorne sankcije, a kada je u pitanju pranje novca, odredbe članka 165. Krivičnog zakonika (StGB) (vidi ovdje).
Ključno je za odbranu da postoji dokumentovan, transparentan proces provjere. Okvir za provjeru koji utvrđuje okidače, korištene liste, postupanje u slučajevima podudarnosti i procese donošenja odluka obično je najvažniji oslobađajući dokaz u postupku.
Praktična kontrolna lista
- Poravnajte polja za filtriranje. Da li se bilježe aliasi, trgovački nazivi i transliteracije? Postoji li polje za adrese novčanika?
- Implementirajte okidač. Da li izmjena liste funkcija prema članu 43(5) AMLR-a zapravo pokreće usklađivanje vaših zapisa?
- Osigurajte da je lista ažurna. Koliko brzo se novi oglas pregleda?
- Dokumentujte obradu pogodaka. Ko odlučuje, na kojoj osnovi i do kada?
- Opravdajte odluku o proporcionalnosti. Ako se probir vrši ručno, opravdanje se mora dostaviti u pisanom obliku.
- Razjasnite razliku u odnosu na trgovinske sankcije. Obje razine moraju dobiti odgovornost.
Vaš sljedeći korak
Da li se poslovni odnos klasificira kao niskorizičan ili visokorizičan određuje nivo potrebnog truda i stepen odgovornosti. Certificirani službenici za sprječavanje pranja novca u ATB.LAW-u pomažu u osmišljavanju procesa dubinske analize zasnovanih na riziku, definiranju popisa potrebne dokumentacije i pripremi dokumentacije za nadležno tijelo.
Molimo kontaktirajte nas: Anela Blöch (bloech@atb.law) Roman Taudes (taudes@atb.law)
Često postavljana pitanja:
Kao malo preduzeće, moram li koristiti softver za automatsku provjeru?
Nacrt zahtijeva upotrebu automatiziranih alata ili njihovu kombinaciju s ručnim provjerama. Čisto ručne provjere ostaju dopuštene tamo gdje veličina, poslovni model, složenost ili priroda poslovanja to opravdavaju. Opravdanje treba dokumentovati.
Koliko često se mora provjeriti atribut PEP na skladištu?
Učestalost treba odrediti na osnovu rizika. Osim toga, pregled se mora bez odlaganja provesti kad god postanu dostupne nove informacije ili se izmijeni popis ključnih javnih službi prema članu 43. stavku 5. AMLR-a.
Hoće li adrese novčanika ubuduće biti uključene u provjeru sankcija?
Da, pod uslovom da su uključeni u liste ciljanih finansijskih sankcija. Nacrt izričito navodi adrese digitalnih novčanika kao kriterijum provjere.
Da li je potrebno proveriti i ovlaštenog zastupnika?
Nacrt to predviđa kada postoji sumnja na zaobilaženje ili izbjegavanje ciljanih financijskih sankcija.
Da li trgovinske sankcije i zabrane putovanja spadaju u opseg RTS-a?
Ne. Recitacije jasno pokazuju da trgovinske i ekonomske sankcije izlaze izvan opsega AMLR-a i, posljedično, nacrta. One se temelje na drugim pravnim osnovama.
Šta trebate učiniti ako vas udare?
Podudarnost se mora provjeriti na svim dostupnim informacijama o dužnoj pažnji. U slučaju sumnje, potrebno je konzultirati dodatne izvore, uključujući javne registre. Odluka se mora dokumentovati.
