Kratak sažetak
Nacrt općenito zahtijeva automatizirane alate ili kombinaciju automatizacije i ručnih provjera za obje faze pregleda. Čisto ručne provjere ostaju dopuštene samo tamo gdje veličina, poslovni model, složenost ili priroda poslovanja to opravdavaju. Istovremeno, nacrt utvrđuje jasne okidače za to kada je potrebno ponovno pregledavanje. Za manje obvezne subjekte u nefinancijskom sektoru, ovo je najznačajniji čimbenik troškova unutar cjelokupnog regulatornog okvira.
Dio 1: Identifikacija politički izloženih osoba
Tko treba biti procijenjen
Nacrt ne ograničava reviziju samo na kupca. Obuhvaća:
- sam kupac,
- stvarni vlasnik klijenta,
- gdje je primjenjivo, osoba u čije ime ili u čiju korist se provodi transakcija ili aktivnost.
U svakom slučaju mora se utvrditi je li dotična osoba politički izložena osoba, član obitelji kako je definirano AMLR-om ili osoba za koju je poznato da je usko povezana s takvom osobom.
Kada je potreban audit
Nacrt razlikuje dvije situacije.
Prije uspostavljanja poslovnog odnosa ili obavljanja povremene transakcije. Iznimke od ovoga su slučajevi navedeni u članku 44. AMLR-a.
U tijeku za postojeće korisnike. Ovdje nacrt definira tri okidača:
- frekvencija utvrđena na temelju rizika,
- odmah u slučaju novih informacija ili promjena u informacijama prikupljenima u sklopu procesa dubinske analize koje mogu utjecati na klasifikaciju PEP-a,
- bez odgode u slučaju bilo kakvih izmjena ili dopuna popisa ključnih javnih dužnosti objavljenog u skladu s člankom 43. stavkom 5. AMLR-a.
Treći okidač je najtehnnički zahtjevniji. Zahtijeva praćenje objavljenih popisa funkcija i protok procesa koji pokreće trenutnu ponovnu verifikaciju inventara kad god dođe do promjena. Čisto rutinski pregled nije dovoljan.
Kako se provjere moraju provoditi
Nacrt zahtijeva automatizirane alate i mjere za provjeru, ili kombinaciju automatiziranih alata i ručnih provjera. Izuzetak za isključivo ručne provjere povezan je s veličinom, poslovnim modelom, složenošću i prirodom poslovanja obveznog subjekta.
Ovaj tekst predstavlja klauzulu o proporcionalnosti, a ne opće izuzeće. Svatko tko se na njega oslanja trebao bi dokumentirati svoje razloge. Samostalni odvjetnik s tek nekoliko klijenata godišnje nalazi se u drugačijoj poziciji od odvjetničkog društva srednje veličine koje kontinuirano obavlja poslove povjereničkog upravljanja imovinom.
Dio 2: Provjera ciljanih financijskih sankcija
Testni krug
Nacrt zahtijeva procjenu je li klijenti, stvarni vlasnici te pravne osobe ili pojedinci koji kontroliraju klijenta ili koji ispunjavaju kriterije vlasništva utvrđene u članku 20. stavku 1. točki d) Zakona o sprječavanju pranja novca i financiranja terorizma podložni ciljanim financijskim sankcijama.
Ako postoji sumnja na zaobilaženje ili izbjegavanje, također se mora provjeriti je li osoba koja djeluje u ime klijenta podložna sankcijama. Zastupnik stoga rutinski nije uključen u postupak provjere, ali se uključuje kada postoji sumnja na zaobilaženje.
Koja polja podataka treba uskladiti
Nacrt izričito navodi polja za pregled:
- za fizičke osobe, sva imena i prezimena, u izvorniku i/ili u transliteraciji,
- u slučaju pravnih osoba, registrirano ime, u izvorniku i/ili u transliteraciji,
- u slučaju fizičkih i pravnih osoba, tijela ili organizacija, bilo koja dodatna imena, aliasa ili trgovačka imena, u onoj mjeri u kojoj se razlikuju od registriranog naziva, kao i Adresi digitalnog novčanika, u onoj mjeri u kojoj su uključeni na popise sankcija.
Uključivanje adresa novčanika u katalog polja za provjeru je najznačajnija promjena. Time se praksa koja je dosad bila uspostavljena uglavnom u kripto sektoru uvodi u opći standard provjere. Obveznici koji primaju ili obrađuju kripto-imovinu trebaju izvore podataka i procese koji nadilaze tradicionalno provjeravanje imena.
Suočavanje s udarcima
U slučaju podudarnosti, podaci o provjeri moraju se unakrsno provjeriti sa svim dostupnim informacijama o dubinskoj analizi kako bi se utvrdilo je li ta osoba doista predmet sankcije. U slučaju sumnje potrebno je konzultirati sve ostale dostupne izvore, uključujući javne izvore poput registra subjekata u vlasništvu ili pod kontrolom, kao i središnje registre.
Ovo predstavlja odbacivanje čisto na popisima temeljenog pristupa obradi pogodaka. Rješavanje potencijalnog pogotka je analitički zadatak, a ne niz klikova.
Događaji probira
Nacrt postavlja tri minimalna kriterija za skrining:
- tijekom procesa uključivanja ili prije uspostave poslovnog odnosa ili izvršenja povremene transakcije,
- u slučaju promjena postojećih oglasa ili novog oglasa u skladu s člankom 26. stavkom 4. AMLR-a,
- u slučaju značajnih promjena u podacima o dubinskoj analizi koji se odnose na postojećeg klijenta, stvarnog vlasnika ili kontrolnu osobu, kao što su promjena imena, mjesta prebivališta, državljanstva ili djelatnosti, pod uvjetom da te promjene mogu utjecati na uvrštenje.
Provjera i verifikacija moraju se provesti bez nepotrebnog odgađanja i na temelju ažuriranih popisa sankcija.
Važna razlika
Uvodne izjave jasno navode da trgovinske i ekonomske sankcije, poput embarga na oružje, ograničenja trgovine ili zabrane putovanja, ne spadaju u područje primjene AMLR-a i stoga ni u područje primjene prijedloga. RTS se odnosi isključivo na ciljane financijske sankcije u smislu članka 2. stavka 49. AMLR-a.
Ova razlika ne olakšava teret; ona samo premješta pravnu osnovu. U Austriji obveze za provedbu sankcija prema međunarodnom pravu i pravu EU proizlaze iz okvira sankcija i iz izravno primjenjivih uredbi EU. Stoga obveznici zahtijevaju okvir za provjeru koji obuhvaća oba razina i jasno razlikuje odgovarajuće pravne osnove.
Kvaliteta podataka određuje kvalitetu probira.
Drugdje nacrt propisuje da se sva imena i prezimena moraju zabilježiti onako kako su navedena u identifikacijskim dokumentima, a podaci o adresi moraju slijediti definiranu strukturu. Ovi zahtjevi mogu djelovati pretjerano formalistički, ali imaju izravan utjecaj na postupak provjere.
Nedovršeno zabilježeno srednje ime, nedostajuća transliteracija ciriličnog imena ili nezabilježeno trgovačko ime mogu dovesti do lažno negativnih rezultata. Suprotno tome, nestrukturirani podaci stvaraju lažno pozitivne rezultate i zauzimaju kapacitet obrade.
Čišćenje podataka unutar baze podataka stoga nije sporedni projekt, već preduvjet za učinkovito provjeravanje.
Aspekti građansko-pravne i kazneno-pravne odgovornosti
Kršenja propisa o sankcijama kažnjiva su po zakonu u Austriji. Osim toga, postoje regulatorne sankcije, a kada je riječ o pranju novca, primjenjuju se odredbe članka 165. Kaznenog zakona (StGB) (vidi ovdje).
Ključno je za obranu da postoji dokumentirani, praćen proces provjere. Okvir za provjeru koji bilježi okidače, korištene popise, postupanje s podudarnostima i procese donošenja odluka obično je najvažniji oslobađajući dokaz u postupku.
Praktična kontrolna lista
- Poravnajte polja za filtriranje. Jesu li zabilježeni aliasi, trgovački nazivi i transliteracije? Postoji li polje za adrese novčanika?
- Implementirajte okidač. Pokreće li izmjena popisa funkcija prema članku 43. stavku 5. AMLR-a za vas zapravo usklađivanje evidencija?
- Osigurajte da je popis ažuran. Koliko brzo se novi oglas pregleda?
- Dokumentirajte obradu pogodaka. Tko odlučuje, na kojoj osnovi i u kojem roku?
- Opravdajte odluku o proporcionalnosti. Ako se probir provodi ručno, opravdanje se mora dostaviti u pisanom obliku.
- Razjasnite razliku od trgovinskih sankcija. Obje razine moraju dobiti odgovornost.
Vaš sljedeći korak
Klasifikacija poslovnog odnosa kao niskorizičnog ili visokorizičnog određuje razinu potrebnog truda i opseg odgovornosti. Certificirani službenici za sprječavanje pranja novca u ATB.LAW-u pružaju podršku u osmišljavanju procesa dubinske analize temeljenih na riziku, definiranju popisa potrebnih dokaza i pripremi dokumentacije za nadležno tijelo.
Molimo kontaktirajte nas: Anela Blöch (bloech@atb.law) Roman Taudes (taudes@atb.law)
Često postavljana pitanja:
Kao malo poduzeće, moram li koristiti automatizirani softver za provjeru?
Nacrt zahtijeva upotrebu automatiziranih alata ili njihovu kombinaciju s ručnim provjerama. Čisto ručne provjere ostaju dopuštene tamo gdje veličina, poslovni model, složenost ili priroda poslovanja to opravdavaju. Opravdanje treba dokumentirati.
Koliko često treba provjeravati atribut PEP na zalihi?
Učestalost treba odrediti na temelju rizika. Osim toga, pregled se mora bez odgode provesti kad god postanu dostupne nove informacije ili se izmijeni popis ključnih javnih dužnosti prema članku 43. stavku 5. AMLR-a.
Hoće li adrese novčanika ubuduće biti uključene u provjeru sankcija?
Da, pod uvjetom da su uključeni na popise ciljanih financijskih sankcija. Nacrt izričito navodi adrese digitalnih novčanika kao kriterij provjere.
Trebaju li se i ovlašteni zastupnik provjeriti?
Nacrt to predviđa kada postoji sumnja na zaobilaženje ili izbjegavanje ciljanih financijskih sankcija.
Obuhvaćaju li trgovinske sankcije i zabrane putovanja područje primjene RTS-a?
Ne. Recitacije jasno pokazuju da trgovinske i ekonomske sankcije izlaze izvan opsega AMLR-a i, posljedično, nacrta. One se temelje na drugim pravnim osnovama.
Što trebate učiniti ako vas udare?
Podudarnost se mora provjeriti na svim dostupnim informacijama temeljitog ispitivanja. U slučaju sumnje potrebno je konzultirati dodatne izvore, uključujući javne registre. Odluka se mora dokumentirati.
