Kurzfazit
Der Entwurf verlangt für beide Prüfschritte grundsätzlich automatisierte Werkzeuge oder eine Kombination aus Automatisierung und manueller Kontrolle. Rein manuelle Prüfungen bleiben nur zulässig, wenn Größe, Geschäftsmodell, Komplexität oder Art des Geschäfts dies rechtfertigen. Zugleich definiert der Entwurf klare Auslöser, wann erneut zu screenen ist. Für kleinere Verpflichtete im Nichtfinanzsektor ist das der spürbarste Kostenpunkt des gesamten Regelwerks.
Teil 1: Identifizierung politisch exponierter Personen
Wer geprüft werden muss
Der Entwurf bezieht die Prüfung nicht nur auf den Kunden. Erfasst sind:
- der Kunde selbst,
- der wirtschaftliche Eigentümer des Kunden,
- gegebenenfalls die Person, in deren Namen oder zu deren Gunsten eine Transaktion oder Tätigkeit durchgeführt wird.
Zu prüfen ist jeweils, ob es sich um eine politisch exponierte Person, um ein Familienmitglied im Sinne der AMLR oder um eine bekanntermaßen nahestehende Person handelt.
Wann geprüft werden muss
Der Entwurf unterscheidet zwei Situationen.
Vor Begründung der Geschäftsbeziehung oder Durchführung der gelegentlichen Transaktion. Ausgenommen sind die Fälle des Art. 44 AMLR.
Fortlaufend bei Bestandskunden. Hier definiert der Entwurf drei Auslöser:
- eine risikobasiert festgelegte Frequenz,
- unverzüglich bei neuen Informationen oder Änderungen der im Rahmen der Sorgfaltspflichten erhobenen Informationen, die Auswirkungen auf die PEP-Einstufung haben können,
- unverzüglich bei Änderungen und Ergänzungen der nach Art. 43 Abs. 5 AMLR veröffentlichten Liste wichtiger öffentlicher Ämter.
Der dritte Auslöser ist der praktisch anspruchsvollste. Er erfordert eine Beobachtung der veröffentlichten Funktionenlisten und eine Prozessstrecke, die bei Änderungen unverzüglich einen erneuten Abgleich des Bestands auslöst. Ein rein turnusmäßiges Screening genügt nicht.
Wie geprüft werden muss
Der Entwurf verlangt automatisierte Screening-Werkzeuge und -Maßnahmen oder eine Kombination aus automatisierten Werkzeugen und manuellen Kontrollen. Die Ausnahme für rein manuelle Prüfungen knüpft an Größe, Geschäftsmodell, Komplexität und Art des Geschäfts des Verpflichteten an.
Diese Formulierung ist eine Verhältnismäßigkeitsklausel, keine allgemeine Befreiung. Wer sich darauf stützt, sollte die Begründung dokumentieren. Eine Einzelanwältin mit wenigen Mandaten pro Jahr steht anders da als eine mittelgroße Kanzlei mit laufendem Immobilientreuhandgeschäft.
Teil 2: Screening gegen gezielte finanzielle Sanktionen
Der Prüfkreis
Der Entwurf verpflichtet zur Feststellung, ob Kunden, wirtschaftliche Eigentümer sowie jene Rechtsträger oder Personen, die den Kunden kontrollieren oder die Eigentumsvoraussetzungen des Art. 20 Abs. 1 lit. d AMLR erfüllen, gezielten finanziellen Sanktionen unterliegen.
Besteht der Verdacht einer Umgehung oder Vermeidung, ist zusätzlich zu prüfen, ob die für den Kunden handelnde Person Sanktionen unterliegt. Der Vertreter wird also nicht routinemäßig, aber bei Umgehungsverdacht in den Prüfkreis einbezogen.
Welche Datenfelder abzugleichen sind
Der Entwurf benennt die Screening-Felder ausdrücklich:
- bei natürlichen Personen sämtliche Vor- und Nachnamen, im Original und beziehungsweise oder in Transliteration,
- bei juristischen Personen der registrierte Name, im Original und beziehungsweise oder in Transliteration,
- bei natürlichen und juristischen Personen, Einrichtungen oder Organisationen zusätzlich weitere Namen, Aliase oder Handelsnamen, soweit sie vom registrierten Namen abweichen, sowie Adressen digitaler Wallets, soweit sie in den Sanktionslisten enthalten sind.
Die Aufnahme von Wallet-Adressen in den Katalog der Screening-Felder ist die bemerkenswerteste Neuerung. Sie überträgt eine Praxis, die bislang vor allem im Kryptosektor etabliert war, in den allgemeinen Prüfstandard. Verpflichtete, die Kryptowerte entgegennehmen oder abwickeln, benötigen dafür Datenquellen und Prozesse, die über klassisches Namensscreening hinausgehen.
Umgang mit Treffern
Bei einem Treffer sind die Screening-Daten gegen sämtliche verfügbaren Sorgfaltspflichtinformationen abzugleichen, um festzustellen, ob die Person tatsächlich Adressat der Sanktion ist. Bei Zweifeln sind alle weiteren verfügbaren Quellen heranzuziehen, einschließlich öffentlicher Quellen wie Register über im Eigentum stehende oder kontrollierte Rechtsträger sowie Zentralregister.
Das ist eine Absage an eine rein listenbasierte Trefferbearbeitung. Die Auflösung eines potenziellen Treffers ist eine Analyseaufgabe, keine Klickstrecke.
Screening-Anlässe
Der Entwurf nennt drei Mindestanlässe für ein Screening:
- beim Onboarding beziehungsweise vor Begründung der Geschäftsbeziehung oder Durchführung der gelegentlichen Transaktion,
- bei Änderungen bestehender Listungen oder bei einer neuen Listung nach Art. 26 Abs. 4 AMLR,
- bei wesentlichen Änderungen der Sorgfaltspflichtdaten eines Bestandskunden, eines wirtschaftlichen Eigentümers oder einer kontrollierenden Person, etwa bei Änderung von Name, Wohnsitz, Staatsangehörigkeit oder Geschäftstätigkeit, sofern diese Auswirkungen auf eine Listung haben können.
Screening und Überprüfung müssen ohne unangemessene Verzögerung und anhand aktualisierter Sanktionslisten erfolgen.
Eine wichtige Abgrenzung
Die Erwägungsgründe stellen klar, dass Handels- und Wirtschaftssanktionen wie Waffenembargos, Handelsbeschränkungen oder Reiseverbote nicht in den Anwendungsbereich der AMLR und damit auch nicht in den des Entwurfs fallen. Der RTS regelt ausschließlich gezielte finanzielle Sanktionen im Sinne des Art. 2 Abs. 49 AMLR.
Diese Abgrenzung entlastet nicht. Sie verschiebt lediglich die Rechtsgrundlage. In Österreich ergeben sich Pflichten zur Umsetzung völkerrechtlicher und unionsrechtlicher Sanktionen aus dem sanktionsrechtlichen Rahmen und aus den unmittelbar anwendbaren EU-Verordnungen. Verpflichtete benötigen daher ein Screening-Konzept, das beide Ebenen abdeckt und die jeweiligen Rechtsgrundlagen sauber trennt.
Datenqualität entscheidet über Screening-Qualität
Der Entwurf verlangt an anderer Stelle, dass sämtliche Vor- und Nachnamen laut Ausweisdokument erhoben werden und dass Adressangaben einer definierten Struktur folgen. Diese Anforderungen erscheinen formalistisch, wirken aber unmittelbar auf das Screening.
Ein unvollständig erfasster zweiter Vorname, eine fehlende Transliteration eines kyrillischen Namens oder ein nicht erfasster Handelsname führen zu falsch negativen Ergebnissen. Umgekehrt erzeugen unstrukturierte Daten falsch positive Treffer und binden Bearbeitungskapazität.
Die Datenbereinigung im Bestand ist daher kein Nebenprojekt, sondern Voraussetzung für ein funktionierendes Screening.
Haftungs- und strafrechtliche Dimension
Verstöße gegen Sanktionsvorschriften sind in Österreich strafbewehrt. Hinzu kommen aufsichtsrechtliche Sanktionen und, bei Geldwäschebezug, die Anknüpfung an § 165 StGB (siehe dazu hier).
Für die Verteidigung ist entscheidend, dass ein dokumentierter, nachvollziehbarer Prüfprozess existiert. Ein Screening-Konzept, das die Auslöser, die verwendeten Listen, die Trefferbearbeitung und die Entscheidungswege festhält, ist im Verfahren regelmäßig der wichtigste Entlastungsnachweis.
Praktische Prüfliste
- Screening-Felder abgleichen. Werden Aliase, Handelsnamen und Transliterationen erfasst? Ist ein Feld für Wallet-Adressen vorgesehen?
- Auslöser implementieren. Löst die Änderung der Funktionenliste nach Art. 43 Abs. 5 AMLR bei Ihnen tatsächlich einen Bestandsabgleich aus?
- Listenaktualität sichern. Wie schnell nach einer neuen Listung wird gescreent?
- Trefferbearbeitung dokumentieren. Wer entscheidet, auf welcher Grundlage, in welcher Frist?
- Verhältnismäßigkeitsentscheidung begründen. Wenn manuell gescreent wird, muss die Rechtfertigung schriftlich vorliegen.
- Abgrenzung zu Handelssanktionen klären. Beide Ebenen brauchen eine Zuständigkeit.
Ihr nächster Schritt
Die Einordnung einer Geschäftsbeziehung als geringes oder erhöhtes Risiko entscheidet über Aufwand und Haftung. Die zertifizierten Geldwäschebauftragten Rechtsanwält:innen von ATB.LAW unterstützen bei der Ausgestaltung risikobasierter Sorgfaltspflichtprozesse, bei der Definition von Nachweiskatalogen und bei der Dokumentation gegenüber der Aufsicht.
Schreiben Sie uns an: Anela Blöch (bloech@atb.law) Roman Taudes (taudes@atb.law)
FAQ:
Muss ich als kleines Unternehmen automatisierte Screening-Software einsetzen?
Der Entwurf verlangt automatisierte Werkzeuge oder eine Kombination mit manuellen Kontrollen. Rein manuelle Prüfungen bleiben zulässig, wenn Größe, Geschäftsmodell, Komplexität oder Art des Geschäfts dies rechtfertigen. Die Rechtfertigung sollte dokumentiert werden.
Wie oft muss der Bestand auf PEP-Eigenschaft geprüft werden?
Die Frequenz ist risikobasiert festzulegen. Zusätzlich ist unverzüglich zu prüfen, wenn neue Informationen vorliegen oder die Liste wichtiger öffentlicher Ämter nach Art. 43 Abs. 5 AMLR geändert wird.
Sind Wallet-Adressen künftig Teil des Sanktionsscreenings?
Ja, soweit sie in den Listen gezielter finanzieller Sanktionen enthalten sind. Der Entwurf nennt Adressen digitaler Wallets ausdrücklich als Screening-Feld.
Muss auch der Bevollmächtigte gescreent werden?
Der Entwurf sieht dies vor, wenn der Verdacht einer Umgehung oder Vermeidung gezielter finanzieller Sanktionen besteht.
Fallen Handelssanktionen und Reiseverbote unter den RTS?
Nein. Die Erwägungsgründe stellen klar, dass Handels- und Wirtschaftssanktionen außerhalb des Anwendungsbereichs der AMLR und damit des Entwurfs liegen. Sie ergeben sich aus anderen Rechtsgrundlagen.
Was tun bei einem Treffer?
Der Treffer ist gegen sämtliche verfügbaren Sorgfaltspflichtinformationen abzugleichen. Bei Zweifeln sind weitere Quellen einschließlich öffentlicher Register heranzuziehen. Die Entscheidung ist zu dokumentieren.
